Xử lý như thế nào trước các trường hợp xuất, viết hóa đơn điện tử bị sai theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC? Khi nào thì doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện điều chỉnh, hủy và lập thay thế các hóa đơn có sai sót? Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng kế toán Song Kim tìm hiểu chi tiết hơn về những thông tin này nhé.

Mục Lục Ẩn

1. Nguyên tắc xử lý sai sót HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót TT78 theo từng trường hợp cụ thể

2.1 Trường hợp: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT viết sai, chưa gửi cho khách hàng

2.2 Trường hợp: Người bán hoặc người mua phát hiện hóa đơn có sai sót sau khi gửi khách hàng

2.3 Trường hợp: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán

3. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp khác

1. Nguyên tắc xử lý sai sót HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78

Ngày 17/9/2021 Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, trong đó có nêu một số điểm mới về nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót như sau:

Trường hợp sai sót Nguyên tắc xử lý sai sót Căn cứ tại

I – ĐỐI VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) Thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

II – ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123 Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót TT78 theo từng trường hợp cụ thể

Để thực hiện xử lý các sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử theo Nghị xu ly sai hoa don co ma cua co quan thue định 123 và Thông tư 78, Quý doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

2.1 Trường hợp: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT viết sai, chưa gửi cho khách hàng

(Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

> Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

> Quy trình xử lý:

Bước 1: Hủy hóa đơn đã lập có sai sót (nhưng chưa gửi cho khách hàng)

Doanh nghiệp/kế toán tiến hành thao tác Hủy hóa đơn đã phát hành có sai sót và Nhập lý do hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi Hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT

Bước tiếp theo, doanh nghiệp/kế toán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm theo Nghị định 120) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

Lưu ý*:

– Thông báo sai sót có thể lập cho từng hóa đơn hoặc cho danh sách