了解這些專業人士正在使用的創新工具和實踐，以徹底改變他們的電子郵件遊戲。
為了幫助您在不斷發展的電子郵件通信世界中保持領先地位，我們邀請了 13 位高層管理人員和商業領袖分享他們在 2023 年管理收件箱和撰寫電子郵件的策略。從高效的電子郵件管理技術到暫停非緊急電子郵件，探索 這些專業人士正在使用創新工具和實踐來徹底改變他們的電子郵件遊戲。

結合高效的管理技術
如果您沒有適當的系統或 SOP 來檢查您的收件箱並確保清晰的溝通，那麼編寫和發送電子郵件可能會讓人不知所措。 為了使電子郵件管理更容易，我練習了以下技巧。
三和一善
手動整理電子郵件太費時了。 此外，如果您不知道優先處理哪些電子郵件，它會讓您感到心煩意亂。 根據特定標準為收件箱設置規則和過濾器有助於我快速高效地處理大量電子郵件。

我首先回复最緊急的電子郵件，然後逐漸向下移動電子郵件列表。 這有助於我掌握重要信息，不會錯過任何關鍵線索。

我發現在一天中的特定時間專門查看電子郵件可以讓我更有效率，減少分心。 這確保我不會陷入不斷來回的電子郵件中。

使用模板最大限度地提高效率
我對基於 ChatGPT 的電子郵件創作工具的潛力感到興奮，但不幸的是，我發現我花在編輯他們的結果上的時間比我自己寫電子郵件所花的時間還多。

相反，我非常依賴模板。 我們使用 Streak，一種基於 Gmail 的 CRM 工具，它內置了電子郵件模板功能。 我有大約 50 個電子郵件模板，涵蓋了我每週發送的大部分通信。 這些模板通常需要進行一些調整才能根據上下文個性化消息，但這是迄今為止最有效的方法。

使用 FOLLOWUPTHEN 進行自動提醒
我目前最喜歡的工具是 FollowUpThen。 該工具允許您存儲來自任何電子郵件提供商的電子郵件的自動跟進。

如果跟進只是為了您自己，您可以密件抄送兩天、五個月或三年@followupthen.com，它會向您發送帶有原始消息的提醒。 作為獎勵，您可以使用 CC 而不是 BCC 為自己和他人創建跟進。

使用 AI 實現零收件箱
電子郵件寫作更像是一門科學，而不是一種創造性的努力，尤其是在過去的六到九個月裡。 我正在利用 Writer.com、Quillbot、Wordtune 和 Jasper 等最新技術，使我的電子郵件通信更快、更高效、更有效。

我使用 AI 驅動的電子郵件工具來幫助我自動執行日常任務，例如日程安排、跟進，甚至撰寫電子郵件。 這些工具為我節省了時間，讓我可以專注於更具戰略意義的工作。 此外，我練習“收件箱歸零”方法，該方法涉及定期處理我的收件箱並將其未讀消息保持為零。 這有助於我保持井井有條並減少與電子郵件相關的壓力。

總的來說，我在 2023 年的電子郵件通信方式是使用人工智能技術來簡化我的工作流程並保持對收件箱的掌控。

實踐 2 分鐘規則
我發現的最有效的電子郵件生產力黑客之一實際上來自我爺爺在我小時候告訴我的一句格言：“如果它可以在不到兩分鐘的時間內完成，那麼現在就應該完成。”

雖然這個古老的口頭禪主要適用於拿起工具或倒垃圾，但我已經將它應用到電子郵件回復中，並且它已經改變了遊戲規則。 像許多人一樣，我過去常常在收件箱中收到一封電子郵件，閱讀它，然後想，“哦，我稍後會回复它。” 雖然這讓我們現在的生活更輕鬆，但效率極低。 你已經閱讀了電子郵件並且知道你想回复什麼，那麼為什麼不直接這樣做呢？ 等待只會浪費你的時間，並重複你已經完成的腦力勞動。

我大約一年前開始使用這個 hack，任何進入我收件箱的電子郵件都可以在兩分鐘內得到回复。 我現在就做。 它更有效率，而且讓我顯得反應靈敏。